Le logiciel de gestion d’officine est l’outil que votre équipe utilise le plus, du premier client du matin à la clôture de caisse. Il touche à l’argent, au stock, au tiers payant et aux données de vos patients. En changer est une décision qui engage l’officine pour longtemps : mieux vaut savoir quoi regarder avant de signer.

Voici les dix critères que nous recommandons de vérifier, démonstration à l’appui.

1. Un tiers payant CNAM vraiment intégré

En Tunisie, une grande partie du chiffre d’affaires passe par le tiers payant. Le logiciel doit calculer la part de l’organisme et celle de l’assuré, gérer les cas particuliers (APCI, accord préalable, médecin de famille) et préparer les bordereaux ainsi que le fichier électronique.

Demandez surtout ce qui se passe avant le dépôt : un bon logiciel contrôle chaque ordonnance au comptoir et signale ce qui la ferait rejeter, au lieu de vous laisser le découvrir au retour du bordereau.

2. Une caisse rapide au comptoir

Comptez les clics nécessaires pour une vente simple, puis pour une vente en tiers payant. Vérifiez que l’on peut :

  • retrouver un produit en tapant quelques lettres, sans connaître son code ;
  • mettre une vente en attente pour servir le client suivant ;
  • encaisser en espèces, par carte, par chèque, à crédit, ou en combinant plusieurs modes.

3. Un stock suivi par lot et par péremption

Le stock d’une officine ne se résume pas à une quantité. Chaque lot a sa date de péremption, et les ventes doivent consommer d’abord les lots qui périment le plus tôt (méthode FEFO). Le logiciel doit vous alerter à temps et faciliter les retours aux fournisseurs.

Interrogez aussi l’éditeur sur le réapprovisionnement : faut-il saisir un stock minimum et maximum pour chaque produit, ou le logiciel calcule-t-il lui-même les besoins à partir des ventes ?

4. Le fonctionnement hors connexion

Une coupure d’Internet ne doit jamais bloquer le comptoir. Préférez une solution qui travaille sur une base installée dans l’officine, en réseau local, et qui se synchronise avec une version web lorsque la connexion revient.

5. La reprise de vos données

Changer de logiciel ne doit pas signifier repartir de zéro. Vérifiez précisément ce qui sera repris depuis votre logiciel actuel : fiches produits et prix, clients et crédits, fournisseurs, historique des ventes et des achats, organismes et adhérents. Demandez une reprise d’essai pour contrôler le résultat avant la bascule.

6. Des droits et une traçabilité solides

Chaque membre de l’équipe doit avoir son propre compte. Les droits doivent pouvoir être réglés par rôle (titulaire, pharmacien, préparateur) et les opérations sensibles, comme l’annulation d’un ticket, doivent laisser une trace consultable.

7. Des achats qui s’enchaînent

De la proposition de commande au règlement du fournisseur, chaque étape doit s’appuyer sur la précédente. La saisie des factures fournisseurs est souvent la tâche la plus chronophage : demandez comment le logiciel l’allège, et vérifiez que rien n’entre en stock sans validation humaine.

8. Des chiffres compréhensibles

Chiffre d’affaires, marges, panier moyen, trésorerie, stock dormant : un bon outil de pilotage ne se contente pas d’afficher des chiffres, il explique comment ils sont calculés. Vous devez pouvoir comparer une période à la même période de l’année précédente.

9. Vos périphériques pris en charge

Listez votre matériel : imprimante de tickets, imprimante d’étiquettes, tiroir-caisse, afficheur client, lecteurs de codes-barres, balance, terminal de paiement. Vérifiez qu’il est reconnu et que l’impression se fait sans manipulation supplémentaire.

10. Les mises à jour et l’accompagnement

La réglementation et vos besoins évoluent. Renseignez-vous sur la fréquence des mises à jour, sur la façon dont elles sont installées et sur l’aide disponible au quotidien, dans le logiciel comme auprès de l’éditeur.

La liste à emporter en démonstration

Critère Question à poser
Tiers payant CNAM Les ordonnances sont-elles contrôlées avant le dépôt ?
Caisse Combien de clics pour une vente en tiers payant ?
Stock Les péremptions sont-elles suivies par lot ?
Hors connexion Que se passe-t-il si Internet est coupé ?
Reprise Quelles données sont reprises, et peut-on faire un essai ?
Droits Les actions sensibles sont-elles tracées ?
Achats Comment les factures fournisseurs sont-elles saisies ?
Pilotage D’où viennent les chiffres affichés ?
Périphériques Mon matériel actuel est-il reconnu ?
Mises à jour Comment et quand sont-elles installées ?

PharmaPilot365 a été conçu pour répondre à chacune de ces questions. Le meilleur moyen d’en juger reste de le voir fonctionner sur les situations de votre comptoir : demandez une démonstration.